5 wygodnych sposobów na rejestrację czasu pracy

Papierowe listy obecności, które codziennie musi podpisywać pracownik, odchodzą do lamusa. Rejestracja czasu pracy może odbywać się w sposób znacznie łatwiejszy, wygodniejszy i dopasowany do współczesnych wymagań rynku pracy.

Papierowe listy obecności, które codziennie musi podpisywać pracownik, odchodzą do lamusa. Rejestracja czasu pracy może odbywać się w sposób znacznie łatwiejszy, wygodniejszy i dopasowany do współczesnych wymagań rynku pracy.

Elektroniczna rejestracja czasu pracy to system komputerowy, który przechowuje dane na temat rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy przez każdego z pracowników (tzw. Clock In/Out). Dane można następnie przetwarzać (zgodnie z potrzebami Kodeksu Pracy), drukować, raportować.

W jaki sposób odbywa się rejestrowanie obecności w systemie? Współczesne technologie pozwalają na wykorzystanie kilku możliwości:

Karty elektroniczne

Czytnik umieszczony w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników. Do rejestracji wejścia i wyjścia pracownik używa karty magnetycznej.

Plusy: Czytnik może być zintegrowany z zamkiem elektronicznym w drzwiach, co umożliwia kontrolę dostępu. System nie tylko ewidencjonuje wejścia i wyjścia, ale również monitoruje to, w jakich pomieszczeniach pracownik przebywa oraz umożliwia nadawanie dostępów do określonych stref w firmie czy zakładzie.

Minusy: Metoda możliwa jedynie przy pracy w systemie stacjonarnym. Systemy rejestracji czasu pracy oparte o karty elektroniczne zazwyczaj nie posiadają żadnych innych funkcjonalności poza ClockIn/Out, choć można je zintegrować z innymi aplikacjami HR. Każdemu pracownikowi trzeba zamawiać zakodowaną dla niego kartę. W sytuacji kradzieży / zgubienia karty przez pracownika istnieje zagrożenie bezpieczeństwa firmy. Pracownik może „pożyczyć” kartę koledze, by ten za niego dokonał zarejestrowania się w systemie.

Czytniki biometryczne

Czytnik umieszczony w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników. Do rejestracji wejścia i wyjścia pracownik używa biometrii (np. odcisku palca).

Plusy: Tak jak w przypadku kart, biometria może być użyta do kontroli dostępu. Zwiększony poziom bezpieczeństwa (wykonanie rejestracji przez innego pracownika jest wysoce nieprawdopodobne).

Minusy: te same jak w przypadku kart plus dodatkowo konieczność pozyskania zgody pracownika na przetwarzanie danych biometrycznych. Według wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2009 r., I OSK 249/09 nie ma prawnej podstawy pozyskiwania danych biometrycznych w celu kontroli czasu pracy.

Tablet lub telefon + kod QR

Aplikacja do rejestracji czasu pracy może zostać zainstalowana na tablecie, lub w telefonie umieszczonym w ogólnodostępnym miejscu. Pracownik rejestruje się za pomocą unikalnego kodu QR, który jest skanowany przez aplikację. Niektóre systemy wyposażone są w możliwość fotopotwierdzenia (przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy wykonywane jest zdjęcie pracownika, by zminimalizować ryzyko oszustwa).

Plusy: Niższe koszty niż w przypadku tradycyjnych systemów RCP z dedykowanymi czytnikami. Niskie koszty eksploatacji, łatwe dołączenie nowego pracownika do systemu (wystarczy wygenerować nowy kod QR).

GPS

Systemy monitorujące ruch pracownika. Wymagają zainstalowania specjalnej aplikacji w telefonie pracownika lub używania lokalizatora.

Plusy: Pracownik nie musi pamiętać o tym by się gdziekolwiek logować.

Minus: dyskusyjne ze względu na możliwość śledzenia pracownika przez cały czas pracy (a także często poza nim), co narusza jego prawo do prywatności. System oparty na tagach GPS jest też dość kosztowny.

Check In / Out przez zalogowanie się do aplikacji

System rejestracji czasu pracy bywa coraz częściej elementem składowym większych systemów HR, które służą obsłudze również innych kwestii pracowniczych, takich jak np. zarządzanie wnioskami urlopowymi, planowanie czasu pracy, intranet. Pracownik po przyjściu do pracy loguje się do systemu i rejestruje rozpoczęcie pracy przez naciśnięcie odpowiedniego przycisku.

Plusy: Niskie koszty wdrożenia i eksploatacji. Możliwość szerszego wykorzystania aplikacji i znacznie większych funkcjonalności – np. rozliczania czasu pracy w oparciu o projekty, planowania czasu pracy itd. Możliwość łatwej rejestracji czasu pracy pracowników pracujących zdalnie lub w terenie.

Minusy: Wymaga posiadania przez pracownika dostępu do urządzenia, przez które może się zalogować w systemie (komputer, telefon). Z tego względu tę formę wybierają głównie firmy zatrudniające pracowników biurowych. Dla firm, które posiadają część pracowników bez dostępu do komputerów (np. firmy produkcyjne), łączy się dwie formy – np. aplikację instaluje się na dodatkowym urządzeniu i pracownicy produkcyjni logują się kodami QR, a pracownicy biurowi przez zalogowanie się w aplikacji.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here