Dlaczego działy HR boją się systemów HR w chmurze

Oprogramowanie dla naszego działu w formie abonamentu? Nie! To się nie sprawdzi! My musimy mieć dedykowany system tylko dla nas! – takie stwierdzenie z ust dyrektora działu HR to norma dla wdrożeniowców systemów HR.

Po chwili rozmowy okazuje się jednak najczęściej, że obawa przed rozwiązaniem typu SaaS wynika z błędnych przekonań oraz braku dobrych doświadczeń z innymi rozwiązaniami tego typu. Czy zatem system HR  typu SaaS może być optymalnym rozwiązaniem? Czego boją się HR-owcy i czy mają rację?

Dane w chmurze? A jak coś wycieknie?

Najpoważniejszą obawą większości osób zajmujących się HR to bezpieczeństwo danych. Tyle się przecież słyszy o wypadkach upublicznienia danych z chmury, a informacje przechowywane przez działy HR są szczególnie wrażliwe – to przecież CV i dane osobowe kandydatów, listy pracowników, nierzadko know-how firmy ukryte w raportach i bazie wiedzy. Czy można takie dane powierzyć data center, które znajduje się w innym mieście czy kraju?

Dbałość o bezpieczeństwo danych to dla każdej firmy oferującej oprogramowanie w chmurze podstawa. Jeśli zawiodą na tym polu, czeka je odpływ klientów i bankructwo. Dlatego inwestują w najnowsze rozwiązania i zatrudniają najlepszych specjalistów. Takich, jakich zwykła firma raczej nie ma szans pozyskać.

Gotowe systemy HR nie są skrojone pod nas

To jedna z najczęstszych uwag, która związana jest z przekonaniem, że procesy HR w firmie są tak nietypowe, że żadne gotowe narzędzie się nie sprawdzi. Tymczasem rzeczywistość jest nieco inna. Większość systemów HR budowanych jako SaaS stara się być jak najbardziej uniwersalna, tak, by jak najwięcej firm mogło skorzystać z oprogramowania. Stąd rozbudowane możliwości konfiguracji, słowniki, które każdy dział HR może dopasować do swoich potrzeb.

I choć faktycznie, nie ma jednego systemu, który będzie odpowiadał każdej firmie, to szersze spojrzenie na system często pozwala wykorzystać jego możliwości do własnych potrzeb – nierzadko nawet wbrew oryginalnym zamierzeniom autorów kodu.

W naszym systemie HR tomHRM mamy na przykład funkcjonalność przypominania o wygasaniu uprawnień i certyfikatów. Można ustawić np. ważność uprawnienia SEP czy innego ważnego certyfikatu i system przypomni pracownikowi, managerowi lub pracownikowi HR, że czas je odnowić. Funkcjonalność została zaprojektowana z myślą o module szkoleń, ale dostępna jest w wersji bazowej systemu, niezależnie od tego, z jakiego modułu korzysta klient. Dzięki temu można wykorzystać ją szerzej – na przykład, niektórzy nasi klienci wykorzystują ją do przypominania o końcu ważności badań lekarskich – wyjaśnia Dorota Ossowska, Key Account Manager tomHRM.

Miesięczny abonament? To strasznie drogie!

On-premise jest droższy, ale płacimy raz i możemy używać latami. A taki SaaS to przecież skarbonka bez dna! – mówią managerowie działów HR. Czy słusznie?

Faktycznie, abonament płacony jest co miesiąc i dopóki firma chce korzystać z systemu, dopóty musi ponosić miesięczne koszty. W teorii po 10 latach używania systemu, koszty SaaS są pozornie wyższe niż gdyby zrobić dedykowany, szyty na miarę program.

Dlaczego pozornie?

Dlatego, że system dedykowany nie podlega zmianom. A jeśli trzeba je wprowadzić, bo zmieniły się przepisy bądź potrzeby firmy, trzeba za to dodatkowo zapłacić. A że zmiany będą potrzebne znacznie szybciej niż za 10 lat to więcej niż pewne. I nie potrzeba nawet do tego jakiegoś globalnego wydarzenia typu wprowadzenie RODO, ale wystarczy po prostu postęp technologiczny.

10 lat temu Facebook w Polsce funkcjonował zaledwie od 2 lat, Instagram właśnie powstał, a większość aplikacji mobilnych była tak wykonana, że dziś nikt by ich nie używał. Czy na pewno za 10 lat dział HR i pracownicy będą mieć poczucie korzystania z nowoczesnych systemów, jeśli nie zmieniły się one od 10 lat?

Przy SaaS, w cenie abonamentu są wszystkie aktualizacje. System HR jest stale rozwijany, bo jego dostawcy nie mogą dać się przegonić konkurencji.

Poza tym, można wdrożyć go od razu – bez czekania kilku, kilkunastu miesięcy aż zespół deweloperów napisze kod.

Czy decydując się na system HR typu SaaS jest się czego obawiać? Zdecydowanie nie! Oczywiście należy wybrać takiego dostawcę, który zadba o bezpieczeństwo danych i zaoferuje elastyczny, dający możliwości adaptacji system HR, który będzie stale rozwijany. Warto sprawdzić tzw. roadmap, czyli plany, jakie mają twórcy wobec systemu, dopytać kiedy i w jaki sposób prowadzone są aktualizacje. Dobry sygnałem jest też co, że dostawca oprogramowania ma doświadczenie z innymi systemami czy projektami IT. Takie doświadczenia zazwyczaj przekładają się na projektowanie lepszego, bardziej wydajnego systemu.

Większość HR Tech oferuje też okres próbny (bezpłatne demo), który warto dobrze wykorzystać, dokładnie testując system.