Elektroniczny obieg dokumentów – jak wygląda w praktyce?

0
123

Tym, co w obecnych czasach pozwala zyskać przewagę nad konkurencją, jest przede wszystkim innowacyjność. I nie zawsze chodzi tutaj o to, aby dotyczyła ona samego produktu czy oferty, ale także organizacji pracy przedsiębiorstwa. Kluczowym elementem sukcesu jest bowiem efektywność pracowników i optymalizacja kosztów związanych z funkcjonowaniem firmy. Elektroniczny obieg dokumentów dotyczy obu tych kwestii i dla obu niesie olbrzymie korzyści!

Digitalizacja procesów biznesowych

Filarami sprawnego działania firmy jest nie tylko kompetencja w realizacji podjętych działań, ale także szybka reakcja i elastyczność w kwestii dostosowywania się do otoczenia ulegającego ciągłym zmianom. Digitalizacja procesów biznesowych jest obecnie już nie tyle innowacją, a koniecznością, wymuszoną przez świat, który w coraz większym stopniu przenosi swoje funkcjonowanie do sfery online.

Jaką rolę odgrywa w tym wszystkim  elektroniczny obieg dokumentów? Można spokojnie stwierdzić, że podstawową. To właśnie digitalizacja dokumentów firmowych umożliwia ich sprawny obieg drogą elektroniczną. Dzięki temu firma może przejść na szybkie i sprawne funkcjonowanie w sferze cyfrowej, co wiąże się z błyskawicznym obiegiem dokumentów i automatyzacją procesów biznesowych.

Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto?

Czas odnalezienia dokumentu w papierowym archiwum, a następnie jego ewentualne skserowanie i wysłanie do klienta czy kontrahenta można liczyć nawet w godzinach. Wyszukanie elektronicznego dokumentu w systemie firmy i przesłanie go drogą mailową zajmuje maksymalnie kilka minut. Łatwo obliczyć ile czasu zostaje pracownikowi na wykonanie innych obowiązków.

Rola automatyzacji w biznesie

Błyskawiczny obieg dokumentów to jednak nie tylko większa wydajność pracowników, ale także o wiele szybsza forma komunikacji formalnej z klientami i partnerami biznesowymi, którzy z pewnością to docenią i zostaną z nami na dłużej! Poza tym tradycyjne dokumenty papierowe nie tylko utrudniają wszystkie procesy biznesowe, ale również generują dodatkowe koszty w firmie.

Pieniądze, które trzeba wydać na samo drukowanie dokumentów oraz ich przechowywanie, w skali roku generują koszty od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych. I to w przypadku mniejszych lub średnich przedsiębiorstw. Dla większych firm straty z tego tytułu są jeszcze wyższe. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów jest jednym z najprostszych sposobów na optymalizację kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa.

Rola automatyzacji w biznesie

Wprowadzenie do przedsiębiorstwa elektronicznego obiegu dokumentów jest jedną z podstawowych form automatyzacji procesów biznesowych, jeśli dodatkowo zdecydujemy się to zrobić przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań IT dla biznesu, jakie oferuje np. platforma Infiniti EDI, zyskujemy możliwość kompleksowej kontroli nad wszystkimi transakcjami i dokumentami wystawianymi w firmie – w tym zamówieniami czy e-fakturami.

Podstawową rolą automatyzacji w biznesie jest usprawnienie procesów związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem i realizowaniem wyznaczonych zadań. To z kolei prowadzi do optymalizacji kosztów, zwiększenia wydajności i konkurencyjności poprzez sprawną obsługę klientów i kontrahentów biznesowych. A wszystko to z pełną kontrolą nad komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną oraz dystrybucją oferowanych produktów lub usług.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here