Nowoczesny ATS – przegląd najciekawszych funkcji

Systemy informatyczne wykorzystywane do usprawnienia procesów rekrutacji znane są już od kilkunastu lat. Ich ewolucja jest błyskawiczna. Czym charakteryzuje się nowoczesny system ATS? Jakie funkcje warto w nim mieć?

Systemy informatyczne wykorzystywane do usprawnienia procesów rekrutacji znane są już od kilkunastu lat. Ich ewolucja jest błyskawiczna. Czym charakteryzuje się nowoczesny system ATS? Jakie funkcje warto w nim mieć?

Pierwsze ATS’y – CV w cyfrowej wersji i … niewiele więcej

Choć oryginalna nazwa w języku angielskim (Applicant Tracking System) sugeruje mocno rozbudowane rozwiązanie, to pierwsze systemy rekrutacyjne skupiały się głównie na zbieraniu CV
i przyporządkowywaniu kandydatów do kolejnych etapów rekrutacji.

Ich najważniejszą zaletą była możliwość posiadania wszystkich CV kandydatów cyfrowej w jednym miejscu.

Ponieważ były wyposażone w funkcjonalność OCR (odczytywanie informacji z dokumentu i ich zamiana na formę cyfrową) to, pojawił się wtedy pierwszy mit wśród kandydatów, czyli strach przed tym, że nieodpowiednio przygotowane CV nie „przejdzie” przez system i zostanie odrzucone.

Faktycznie, OCR i parsowanie aplikacji to proces, który był (i jest) niedoskonały. Jeśli CV nie będzie miało określonej struktury czy zdefiniowanych nagłówków, ATS nie będzie wiedział, czy podana przez kandydata informacja, to jego nazwisko czy nazwa ulicy, przy której mieszka. Żaden system nie odrzuca jednak kandydatury tylko dlatego, że nie był w stanie odczytać niektórych danych z CV.

Opcje automatycznej selekcji są owszem obecne w niektórych systemach ATS, ale nigdy nie bazują jedynie na parsowaniu CV. W takiej sytuacji wykorzystuje się najczęściej formularze rekrutacyjne
lub tagowanie kandydatów.

Współczesny ATS – system, który wykona 30% pracy za Ciebie!

Od czasu, kiedy ATS’y jedynie przechowywały informacje o kandydatach, minęło wiele linii kodu. Dzisiejsze systemy potrafią znacznie więcej. A wykorzystywanie ich wszystkich możliwości pozwala oszczędzać ogromne ilości czasu i firmowych pieniędzy.

Jakie funkcje najbardziej przydają się rekruterom?

                                                                                    

Integracja ze stroną www

Takie cuda możliwe są dzięki API. Rekruter nie musi prosić o pomoc pracownika IT, by wrzucił nową ofertę na firmową stronę. Robi to sam za pomocą ATS.

Konfigurowalny formularz rekrutacyjny i opcja testów rekrutacyjnych

Możliwość dopytania o konkretne interesujące rekrutera kwestie w formularzu pozwalają na szybszą (lub automatyczną) selekcję CV. Opcja przeprowadzenia testów rekrutacyjnych redukuje czas rekrutacji.

Automatyczna oraz pół-automatyczna komunikacja z kandydatami

Do tego, że kandydat otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie przesłania CV, jesteśmy już przyzwyczajeni. Nowoczesne ATS potrafią jednak znacznie więcej – mogą automatycznie wysyłać maile do kandydata, kiedy zostanie on przeniesiony z jednego etapu rekrutacji do kolejnego.
Mogą tworzyć mailingi do całej grupy kandydatów, którzy odpowiadają określonym kryteriom.
Mogą używać znaczników, które sprawiają, że maile są personalizowane i wyglądają jak pisane odręcznie. I wreszcie mogą wykorzystywać szablony, by rekruter nie musiał pisać 10 razy tego samego!

Prowadzenie kalendarza spotkań z kandydatami

Jeden z najbardziej męczących elementów pracy rekrutera – konieczność pogodzenia potrzeb kandydata i osób, które będą na spotkaniu przy jednoczesnym sprawdzeniu, czy sala na spotkanie jest wolna. A kiedy już się umówimy, to do wszystkich trzeba wysłać zaprowadzenie
z potwierdzeniem daty i miejsca spotkania.

A co, gdyby system prowadził taki kalendarz zamiast rekrurera? Integracja z Google Calendar i Office, tworzenie szablonów maili, jednoczesne powiadamianie wszystkich uczestników spotkania
i kandydata, SMS ze szczegółami spotkania – to właśnie robią nowoczesne ATSy

Udostępnianie kandydatów do managerów

Koniec z mailowym przesyłaniem CV do managerów i żmudnym zbieraniem od nich opinii o kandydatach. W nowoczesnym ATS rekruter może udostępnić wybrane dane kandydata managerowi, a ten bezpośrednio w systemie ocenić CV czy dodać notatkę po spotkaniu.

Ciekawą funkcjonalnością jest też opcja ustalenia czasu, przez jaki dostęp managera do danych kandydata będzie aktywny. Dzięki temu nie trzeba prosić managera o skasowanie danych ani martwić się o ich bezpieczeństwo.

Udostępnianie kandydatów w systemie ATS tomHRM

Fot.: Udostępnianie kandydatów w systemie ATS tomHRM

RODO – i problem z głowy

Klauzule RODO i ich zastosowanie sprawiły, że w maju 2018 niejeden rekruter o mało nie osiwiał. Ręczna obsługa zgód kandydatów, pilnowanie terminów ich wygaszania, zbieranie kolejnych dla kandydatów z talent pool to dla rekrutera po prostu koszmar.

Chyba że ma ATS, który to zrobi za niego. Taką funkcjonalność ma każdy ATS działający w chmurze (bo wszystkie musiały się dopasować do nowych wymogów). Niestety te starsze, dedykowane rozwiązania, niekoniecznie (ale zawsze można się przenieść do nowego systemu).

Raporty, raporty, raporty

Ile czasu rekruter spędza na raportowaniu swoich działań? Zdecydowanie za dużo – przecież powinien zajmować się rekrutacją! Na szczęście ATSy mogą monitorować bardzo wiele zmiennych
i dają dzięki temu możliwość do ciągłego usprawniania procesów. Większość systemów monitoruje takie dane jak ilość aplikacji, średni czas rekrutacji, obłożenie rekruterów pracą.

Te bardziej nowoczesne systemy ATS pozwalają na:

  • Monitoring efektywności kanałów rekrutacji z opcją konfiguracji kanałów i prowadzenia testów A/B – w szerszej perspektywie to ogromne oszczędności dla firmy,
  • Monitorowanie powodów odrzucenia kandydatów mała rzecz, a niezwykle ważna,
    bo pozwala stałą poprawę całego procesu rekrutacji,
  • Pomiar efektywności procesów referencyjnych, co ułatwia nagradzanie pracowników,
  • Analizę kosztu pozyskania pracownika – najważniejsze KPI dla zarządu,
  • Pomiar satysfakcji z procesu rekrutacji (Candidate Experience) najważniejsze KPI
    dla rekrutera.

Ostatnie słowo w ATS nie zostało jeszcze powiedziane. Stale pojawiają się nowe rozwiązania i nowe potrzeby rekrutrów związane z rozwojem rynku pracy i możliwościami technologii. Dlatego przy wyborze ATS najważniejsze jest zwrócenie uwagi na to, czy jest twórcy nie osiedli na laurach i nadal rozwijają system!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here