Wprowadź ewidencję czasu pracy i przestań bać się pracy zdalnej

Pańskie oko konia tuczy – w myśl tej zasady wielu pracodawców boi się wprowadzania rozwiązań pracy zdalnej, wychodząc z założenia, że pracownik nie obserwowany, będzie pracy unikał.

Pańskie oko konia tuczy – w myśl tej zasady wielu pracodawców boi się wprowadzania rozwiązań pracy zdalnej, wychodząc z założenia, że pracownik nie obserwowany, będzie pracy unikał.

Aby mieć pewność, że pracownicy pracują efektywnie pracując z domu, wystarczy jedno proste rozwiązanie – system do ewidencji czasu pracy, który pozwoli odnotowywać nie tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale również monitorować czas, jaki pracownik poświęcił na poszczególne zadania.

Czego w pracy zdalnej boją się pracodawcy?

Największą obawą pracodawców oraz niektórych managerów jest to, że pracownicy nie będą pracować efektywnie. Zamiast siedzieć przed komputerem, będą robić pranie, oglądać seriale i gotować.

Takie zagrożenie oczywiście istnieje. Zwłaszcza w tych firmach, w których:

  • Nie istnieje żaden system zarządzania czasem pracy pracownika,
  • Nie mierzy się, co pracownik robi, jak długo to robi ani jakie są efekty jego pracy,
  • Wynagrodzenie pracownika w żadne sposób nie jest związane z jego efektywnością,
  • Pracownicy są niezaangażowani w firmę ani w zadania, jakie mają do wykonania.

Jeśli jednak pracownik ma określone zadania, ma czas na ich wykonanie i od tego, czy je wykona, czy nie zależy jego ocena / awans / wynagrodzenie, to kwestia tego będzie w czasie pracy przeglądał Facebooka czy nie, nie ma znaczenia. Markować pracę może równie dobrze w biurze. W końcu z różnego rodzaju badań wynika, że zakupy online w trakcie pracy robi od 36%[i] – 56%[ii] pracowników, a w gry online grywa 24%[iii]. I to, że pracują w biurze, jakoś im w tym nie przeszkadza.

Rozwiązanie? Ewidencja czasu pracy

Elektroniczny system do ewidencji czasu pracy, działający w chmurze, do którego pracownicy mają dostęp ze swojego komputera lub komórki niezależnie od tego, gdzie się znajdują, pozwala na:

Odnotowywanie w systemie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Informacja o tym, kiedy pracownik zaczął i skończył pracę, jest wymagana przez prawo pracy. Elektroniczny system dostępny online to najprostsze rozwiązanie niewymagające inwestycji w żadną dodatkową infrastrukturę.

Monitoring czasu pracy w podziale na konkretne zadania, które wykonuje pracownik oraz projekty, przy których pracuje.

Dzięki temu wiadomo nie tylko, ile czasu pracownik poświęcił na dane zadanie, ale również sprawdzenie, ile roboczogodzin kosztował dany projekt. To zaś pomaga w obliczeniu jego rentowności.

Akceptację czasówek pracownika przez przełożonego

Jeśli istnieje ryzyko, że pracownik marnował czas pracy (np. zadanie było wykonywane zbyt długo), przełożony może wyjaśnić taką sytuację z pracownikiem, a nawet nie uznać zaraportowanego czasu. Dla przełożonego to też możliwość kontroli na bieżąco czasu przeznaczanego na dany projekt i na bieżąco wprowadzanie zmian w budżecie czy terminach.

Rejestrację czasu przerw

Zamiast za każdym razem zgłaszać do przełożonego konieczność zrobienia przerwy, pracownik może odnotować ją w systemie. Przełożony będzie wiedział, kiedy pracownik był na przerwie i może nie wliczać jej do czasu pracy. Pracownik zachowuje większą elastyczność niezależnie od tego, czy pracuje w biurze czy w domu.

Zarządzanie czasem pracy całych zespołów

Takie funkcjonalności jak alerty o nieprawidłowościach (np. spóźnieniach czy tym, że pracownik nie odnotował rozpoczęcia pracy, a nie jest na urlopie) pomagają pracodawcom w zarządzaniu całymi grupami pracowników (działami).

Czy warto wdrożyć taki system? Niezależnie od tego, czy chcesz do swojej firmy wprowadzić pracę zdalną czasowo (bo koronawirus atakuje), czy zamierzasz przejść w całości na pracę zdalną, czy też nadal nie wyobrażasz sobie opcji pracy bez biura, system do ewidencji czasy pracy przyda ci się zarówno do wypełniania zobowiązań wynikających z Kodeksu Pracy, jak i do tego, by mieć jasność, na co Twoi pracownicy poświęcają czas, czy są w swojej pracy efektywni i czy ich praca jest rentowna.

[i] Badania Finder.com.au Australia, 2017

[ii] Badania CareerBuilder, 2019

[iii] Badania Forrester Research, 2016

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here