Firma ogłasza rekrutację i grzęźnie pod tonami aplikacji. Rekruterzy tracą czas, wzrok i pieniądze, przekopując się przez stosy CV i weryfikując kandydatów. Czy można tego uniknąć? Oczywiście, że tak! Może nam pomóc ATS – system śledzenia kandydatów.
Firma ogłasza rekrutację i grzęźnie pod tonami aplikacji. Rekruterzy tracą czas, wzrok i pieniądze, przekopując się przez stosy CV i weryfikując kandydatów. Czy można tego uniknąć? Oczywiście, że tak! Może nam pomóc ATS – system śledzenia kandydatów.
Organizacja, która potrafi skutecznie pozyskiwać wysokiej jakości talenty, utrzymywać je oraz rozwijać w ramach swoich struktur, ma zdecydowaną przewagę nad konkurencją. Dobrze zaplanowana strategia – skąd, jak i kiedy pozyskiwać odpowiednich pracowników, obejmuje również określenie najlepszych praktyk rekrutacji. Które narzędzia ułatwią pracę rekruterom? Jak zarządzać ich działaniami, aby były wydajne i opłacalne? W tym artykule przyjrzymy się bliżej zagadnieniu pozyskiwania talentów oraz korzyściom płynącym z wdrożenia systemu ATS.
Czym jest pozyskiwanie talentów i czym różni się od rekrutacji?
Pozyskiwanie talentów to różne długoterminowe działania, prowadzone według ustalonego harmonogramu, które mają zapewnić firmie stały dostęp do pracowników o największym potencjale, m.in.:
- aktywne poszukiwania odpowiednich osób przy wykorzystaniu różnych kanałów komunikacji,
- promowanie marki pracodawcy (Employer Branding),
- tworzenie oferty benefitowej odpowiadającej potrzebom zespołu,
- optymalizowanie procesów rekrutacji oraz onboardingu.
Rekrutacja jest elementem strategii pozyskiwania talentów – doraźnym działaniem, którego celem jest zamknięcie wakatu, czyli zatrudnienie kandydata posiadającego umiejętności i kwalifikacje, wymagane na danym stanowisku. Jeśli firma odpowiednio zoptymalizuje proces rekrutacji pod kątem jakości oraz szybkości, może liczyć na lepsze rezultaty w postaci zadowolonych kandydatów, chętnych nawiązać z nią długofalową współpracę.
Jak firmy pozyskują talenty?
Większość firm pozyskuje pracowników głównie poprzez zewnętrzne źródła, czyli ogłoszenia na portalach, sieci społecznościowe lub agencje rekrutacyjne. Niektóre wspierają się sourcingiem, czyli wewnętrzną rekrutacją lub rekomendacjami pracowników. Dość popularne jest również umieszczanie ogłoszeń o pracę na własnej stronie internetowej pod zakładką „Kariera”.
Sposób dotarcia do kandydatów w dużej mierze zależy od branży, w jakiej działa firma oraz jej zapotrzebowania na stopień specjalizacji kandydata. Jednak ogłoszenie oferty to tak naprawdę najprostszy etap całego procesu. O wiele trudniejszym jest selekcja otrzymanych aplikacji. Tu przydaje się narzędzie, które wspiera rekruterów, czyli system ATS.
Czym jest system ATS?
System ATS (Applicant Tracking System) to oprogramowanie do śledzenia aplikacji, optymalizujące proces rekrutacji i ułatwiające zarządzanie kandydatami. ATS automatyzuje różne zadania rekruterów, np.:
- zbieranie, przetwarzanie, analizowanie i filtrowanie nadesłanych CV,
- przeprowadzanie testów screeningowych (inaczej: przesiewowych, rekrutacyjnych) lub ankiet,
- przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych,
- prowadzenie komunikacji z kandydatami,
- prowadzenie dokumentacji związanej z procesem rekrutacyjnym.
ATS może być niezależną aplikacją, ale częściej spotyka się ATS-y wbudowane w platformy HRM (takie rozwiązanie oferuje np. firma PeopleForce).
5 sposobów, jak system ATS może pomóc w pozyskaniu wysokiej jakości talentów
Oto 5 przykładów, jak system ATS pomaga firmie pozyskiwać wysokiej jakości talenty:
1. Filtrowanie i sortowanie kandydatów
System ATS pozwala skutecznie przesiewać kandydatów z uwzględnieniem różnych kryteriów, np. doświadczenia zawodowego, czy umiejętności. Dzięki temu rekruterzy szybciej trafiają na aplikacje spełniające określone wymagania i w dalszym procesie mogą skupić się tylko na wybranych osobach.
2. Zarządzanie bazą danych kandydatów
System ATS umożliwia przechowywanie nadesłanych aplikacji w formie bazy danych. Każdy członek zespołu rekrutującego – rekruter, manager HR, kierownik działu – może w niej wygodnie i szybko sprawdzić szczegółowe informacje o kandydacie, monitorować jego postępy, przebieg rekrutacji i przejrzeć prowadzoną korespondencję. Taki wgląd pomaga w dokładniejszej ocenie kandydata.
Baza danych to również świetne źródło wtórne, z którego można pozyskiwać kandydatów przy kolejnych rekrutacjach.
3. Automatyzacja rutynowych zadań
W procesie rekrutacji pojawia się wiele drobnych, powtarzalnych zadań, które łatwo można zautomatyzować dzięki systemowi ATS, np.: wysyłanie komunikatów o otrzymaniu aplikacji, terminach testów, ankiet, czy spotkań rekrutacyjnych itp. Zwolnieni z rutyny rekruterzy będą mogli skupić się na strategicznych aspektach rekrutacji – ocenie kandydatów i budowaniu z nimi relacji.
4. Personalizacja komunikacji
System ATS umożliwia automatyczne generowanie spersonalizowanych wiadomości e-mail i powiadomień. To przyśpiesza komunikację z kandydatami, jednocześnie zachowując jej indywidualny charakter. Kandydaci, którzy są na bieżąco informowani o przebiegu rekrutacji, zyskują pozytywne doświadczenia i wyrabiają sobie dobre zdanie o marce pracodawcy. Takie osoby – nawet jeśli nie nawiążą współpracy z firmą – będą skłonne podzielić się rzetelną opinią o swoich odczuciach. Im więcej takich opinii będzie krążyło o firmie, tym większą ma ona szansę na przyciągnięcie najlepszych talentów.
5. Raportowanie i analiza
Dobry system ATS umożliwia generowanie raportów i analiz dotyczących procesu rekrutacji. Dzięki temu firma może śledzić efektywność swoich działań, identyfikować obszary wymagające poprawy oraz dostosować swoją strategię pozyskiwania talentów do zmieniających się potrzeb rynku pracy.
Podsumowanie
Dobrze skonfigurowany i dopasowany do potrzeb firmy system ATS to narzędzie, które zdecydowanie usprawnia rekrutację, skraca czas jej przebiegu i obniża koszty operacyjne. Rekruterzy, którzy mogą z niego korzystać, nie muszą zajmować się powtarzalnymi zadaniami. Zyskują czas, aby skupić się na wnikliwej ocenie kandydatów i móc budować z nimi partnerskie relacje, co zwiększa prawdopodobieństwo pozyskania przez firmę najlepszych talentów.
