Niszczenie dokumentów to jeden z procesów przetwarzania danych i podlega ścisłym regulacjom. Choć nie wskazano, w jaki dokładnie sposób ma odbyć się utylizacja dokumentów, to jedno jest pewne: skutkiem tego działania ma być fizyczne zniszczenie akt, które uniemożliwi dalsze ich wykorzystanie. Obowiązki w tym zakresie dotyczą administratora danych, a ich niedopełnienie wiąże się z odpowiedzialnością karną. Na jakie konsekwencje należy się przygotować?
Archiwizacja danych i niszczenie dokumentów jako obowiązki administratora
Prawidłowe postępowanie z dokumentacją obejmuje zarówno bezpieczne przechowywanie dokumentów, jak i skuteczne ich niszczenie. Zarządzenie dokumentacją powinno gwarantować ich ochronę przed zniszczeniem, kradzieżą lub dostaniem się w niepowołane ręce. Nieprawidłowości mogą dotyczyć wycieku informacji, a także udostępniania ich osobom, które nie mają upoważnienia. Naruszenie obowiązków wiąże się z odpowiedzialnością karną. Przewinienia dzieli się w zależności od kategorii. Pierwsza z nich dotyczy przetwarzania danych, a druga obejmuje naruszenie praw osób, których dane przedsiębiorca posiada.
Chcąc mieć pewność, że archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z obowiązującymi normami, warto podjąć współpracę z wyspecjalizowaną jednostką, która zapewni kompleksową i profesjonalną obsługę na każdym etapie. Właściwe zabezpieczenie informacji wiąże się ze sporą inwestycją i wspomniane rozwiązanie zazwyczaj okazuje się bardziej opłacalne. Co więcej, biorąc pod uwagę wysokość kar za nieprzestrzeganie wytycznych, zdecydowanie lepiej podjąć odpowiednie środki z wyprzedzeniem. Możliwe jest przechowywanie dokumentacji w magazynie zewnętrznym, który spełnia określone normy. Taką usługę oferuje np. firma Ekoakta, która umożliwia profesjonalną archiwizację w Bydgoszczy https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/bydgoszcz/.
Nieprawidłowa archiwizacja danych i niszczenie dokumentów – konsekwencje
Niepoprawne przechowywanie i niewłaściwie przeprowadzona utylizacja dokumentów najczęściej skutkują nałożeniem kary grzywny. Jej wysokość może być bardzo dotkliwa, w najtrudniejszych przypadkach wartość może osiągać nawet 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa! Innymi konsekwencjami są:
- ograniczenie prawa do przetwarzania danych,
- ograniczenie wolności,
- pozbawienie wolności do dwóch lat.
Poza oczywistymi skutkami finansowymi warto wspomnieć także o innych konsekwencjach. Mowa o zawiedzionym zaufaniu kontrahentów i klientów, a także utraconym wizerunku wiarygodnego partnera w biznesie. Ten skutek również należy zaliczyć do kosztów, ponieważ z pewnością nie pozostanie bez znaczenia dla dalszego funkcjonowania organizacji i może powodować utratę dochodów w dłuższej perspektywie. Biorąc pod uwagę wymienione konsekwencje, warto zadbać o ochronę informacji wrażliwych i poufnych, a w tym zakresie podjąć współpracę z profesjonalną firmą i zlecić niszczenie dokumentów w Bydgoszczy oraz wielu innych miastach na terenie naszego kraju doświadczonemu partnerowi https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/bydgoszcz/. Firma oferuje kompleksową obsługę i zarządzanie dokumentacją, a także niszczenie dokumentów u klienta.
