Dzięki rozwojowi technologicznemu na rynku cały czas pojawiają się nowe rozwiązania mające na celu usprawnianie działania przedsiębiorstw. Jednym z takich rozwiązań jest na przykład system EDI, czyli z angielskiego Electronic Data Interchange. Jest to system elektronicznej wymiany danych, który znajduje mnóstwo zastosowań na przykład w prowadzeniu sklepu internetowego. Pozwala on na optymalizację kosztów, oszczędność czasu oraz automatyzację wielu procesów.
Do zalet systemu EDI należy niewątpliwie wyeliminowanie czasochłonnego przygotowania i wysyłania dokumentów w sposób tradycyjny. Dzięki systemowi EDI proces ten jest w dużym stopniu zautomatyzowany. Oprócz tego, ogromną zaletą jest również unikanie błędów, wynikających z kilkukrotnego wpisywania danych. System ten sprawia, że dane są odpowiednio przetwarzane i zapamiętywane w bazach danych. Do mniej istotnych, ale również wartych odnotowania zalet należy mniejsze zużycie papieru, co przyczynia się w dużym stopniu do ochrony środowiska. Widzimy zatem, że system ten niesie ze sobą wiele zalet i każda firma, której zależy na automatyzacji procesów oraz oszczędności czasu i pieniędzy powinna rozważyć zaimplementowanie takiego systemu.
Oprócz wielu zalet, system EDI posiada również kilka wad, takich jak np. możliwość dostania się danych w niepowołane ręce, lub możliwość wprowadzenia niedokładnej faktury, co zmusza klienta do oczekiwania na poprawną fakturę i uniemożliwia dokonanie płatności. Mimo to, myślę że system EDI jest świetnym rozwiązaniem.
Oprócz systemów wymiany danych istnieje również szereg różnego rodzaju systemów usprawniających zarządzanie dokumentami w firmie. Jednym z takich systemów jest program do zarządzania dokumentami Lucy DMS. System zarządzania dokumentami lucydms.com to świetnie rozwiązanie dla firm, pozwalające na zwiększenie bezpieczeństwa. Otóż Lucy posiada mechanizmy zabezpieczania dostępu danych. System ten cechuje się ogromną inteligencją, a jego zadaniem jest pomoc w codziennej pracy.
Lucy proponuje najlepsze rozwiązania w danej chwili oraz pomaga ocenić efektywność pracowników. Ponadto Lucy poznaje nasze zwyczaje oraz uwzględnia je w planowanej pracy. Inteligencja tego oprogramowania w dużym stopniu przyczynia się do zwiększenia efektywności. Uważam, że jest to program, w który warto zainwestować pieniądze, ponieważ korzyści z niego płynące są naprawdę wymierne. Program ten pozwala zaoszczędzić wiele czasu i energii, ponieważ nie musimy przeprowadzać wielu czasochłonnych procesów ręcznie.
