Ewidencja urlopów

Poznaj regulacje prawne dotyczące ewidencji urlopów w firmie. Lepiej prowadzić ją w wersji papierowej czy elektronicznej? Jak długo powinna być przechowywane taka dokumentacja? Jakie narzędzie ułatwi Ci zarządzanie urlopami?

Ewidencja urlopów – przepisy

Od 1 stycznia 2019 roku każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia nie tylko ewidencji czasu pracy zatrudnianych przez siebie osób, ale również ewidencji urlopów dla każdego pracownika indywidualnie.

W teczce lub pliku pracownika muszą znajdować się wszystkie wnioski o urlop, również te, które nie uzyskały aprobaty przełożonego i nie zostały zrealizowane. Co ważne, dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym, okolicznościowym lub na żądanie, nie mogą być przetasowane z dokumentami o ewidencji czasu pracy, przepracowanych nadgodzinach, weekendach. Muszą być przechowywane osobno.

Należy pamiętać, że wypełnienie i przedstawienie przełożonemu wniosku o urlop, nie jest równoznaczne z otrzymaniem na niego zgody. Istnieją pewne wyjątki od tej reguły, czyli sytuacje, w których pracodawca nie może odrzucić wniosku urlopowego. Jest to wniosek o urlop wychowawczy lub wypoczynkowy, gdy ten jest przedłużeniem macierzyńskiego/tacierzyńskiego.

Archiwizacja dokumentów urlopowych

Zmianie w trakcie nowelizacji w 2019 roku uległ także przepis traktujący o archiwizacji tego rodzaju dokumentów. Aktualnie należy je przechowywać (w formie papierowej lub elektronicznej), przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub został rozwiązany stosunek pracy. Istnieją uzasadnione przypadki, w których czas archiwizacji może zostać przedłużony o kolejnych 12 miesięcy lub do definitywnego zakończenia postępowania, jeśli dokumenty mogą stanowić dowód w sprawie sądowej. Kiedy minie ostatni dzień przechowywania dokumentacji, pracownik ma prawo ją odebrać w terminie do 30 dni. Po upływie tego czasu pracodawca zobowiązany jest do trwałego zniszczenia dokumentów w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Taka informacja powinna trafić do pracownika wraz z jego świadectwem pracy.

Co musi się znaleźć w karcie urlopowej?

Jak prawo reguluje informacje, które powinna zawierać karta urlopowa? W każdym wniosku urlopowym muszą się znaleźć:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • obejmowane stanowisko,
  • nazwa przedsiębiorstwa i jego adres,
  • proponowany termin urlopu,
  • ilość dni urlopowych, które miałyby zostać wykorzystane,
  • data oraz miejsce wnioskowania,
  • wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym,
  • określenie charakteru urlopu: wypoczynkowy, macierzyński, okolicznościowy, wychowawczy na żądanie. Poza urlopem wypoczynkowym i na żądanie, pozostałe wymagają dołączenia do wniosku dodatkowych dokumentów np. aktu urodzenia, aktu zgonu itp.

Wniosek musi zostać zwieńczony własnoręcznym podpisem pracownika.

Elektroniczna ewidencja urlopów – aplikacja

Wielu pracodawców zastanawia się, czy wniosek urlopowy może być złożony w wersji elektronicznej. Kodeks pracy nie precyzuje formy, jaką powinien mieć taki dokument. Może to zatem być formularz papierowy, ale równie dobrze elektroniczny. Najważniejsze, by dokumentacja była prowadzona dla każdego pracownika z osobna, była przejrzysta, a pracownik mógł mieć do niej wgląd w dowolnym momencie. W wielu firmach funkcjonuje podwójny system archiwizacji. Papierowe wydruki wydają się trwalsze, z kolei elektroniczny system daje szansę na łatwiejsze zarządzanie urlopami pracowników w firmie.

Bardzo wygodnym i popularnym narzędziem jest tomHRM. Umożliwia między innymi:

  • składanie kart urlopowych przez pracowników,
  • akceptację lub odrzucenie wniosku przez pracodawcę,
  • dostęp do bieżącego limitu dni urlopowych danego pracownika,
  • tworzenie oraz eksport raportów do arkuszy,
  • integrację z systemem kadrowym oraz automatyzację przekazywania danych.

Przetestuj bezpłatnie aplikację online tomHRM.
sprawdź jak można zarządzać ewidencją urlopów elektronicznie

Kliknij > https://tomhrm.com/ewidencja-urlopow

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here