Poznaj regulacje prawne dotyczące ewidencji urlopów w firmie. Lepiej prowadzić ją w wersji papierowej czy elektronicznej? Jak długo powinna być przechowywane taka dokumentacja? Jakie narzędzie ułatwi Ci zarządzanie urlopami?
Ewidencja urlopów – przepisy
Od 1 stycznia 2019 roku każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia nie tylko ewidencji czasu pracy zatrudnianych przez siebie osób, ale również ewidencji urlopów dla każdego pracownika indywidualnie.
W teczce lub pliku pracownika muszą znajdować się wszystkie wnioski o urlop, również te, które nie uzyskały aprobaty przełożonego i nie zostały zrealizowane. Co ważne, dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym, okolicznościowym lub na żądanie, nie mogą być przetasowane z dokumentami o ewidencji czasu pracy, przepracowanych nadgodzinach, weekendach. Muszą być przechowywane osobno.
Należy pamiętać, że wypełnienie i przedstawienie przełożonemu wniosku o urlop, nie jest równoznaczne z otrzymaniem na niego zgody. Istnieją pewne wyjątki od tej reguły, czyli sytuacje, w których pracodawca nie może odrzucić wniosku urlopowego. Jest to wniosek o urlop wychowawczy lub wypoczynkowy, gdy ten jest przedłużeniem macierzyńskiego/tacierzyńskiego.
Archiwizacja dokumentów urlopowych
Zmianie w trakcie nowelizacji w 2019 roku uległ także przepis traktujący o archiwizacji tego rodzaju dokumentów. Aktualnie należy je przechowywać (w formie papierowej lub elektronicznej), przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub został rozwiązany stosunek pracy. Istnieją uzasadnione przypadki, w których czas archiwizacji może zostać przedłużony o kolejnych 12 miesięcy lub do definitywnego zakończenia postępowania, jeśli dokumenty mogą stanowić dowód w sprawie sądowej. Kiedy minie ostatni dzień przechowywania dokumentacji, pracownik ma prawo ją odebrać w terminie do 30 dni. Po upływie tego czasu pracodawca zobowiązany jest do trwałego zniszczenia dokumentów w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Taka informacja powinna trafić do pracownika wraz z jego świadectwem pracy.
Co musi się znaleźć w karcie urlopowej?
Jak prawo reguluje informacje, które powinna zawierać karta urlopowa? W każdym wniosku urlopowym muszą się znaleźć:
- imię i nazwisko pracownika,
- obejmowane stanowisko,
- nazwa przedsiębiorstwa i jego adres,
- proponowany termin urlopu,
- ilość dni urlopowych, które miałyby zostać wykorzystane,
- data oraz miejsce wnioskowania,
- wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym,
- określenie charakteru urlopu: wypoczynkowy, macierzyński, okolicznościowy, wychowawczy na żądanie. Poza urlopem wypoczynkowym i na żądanie, pozostałe wymagają dołączenia do wniosku dodatkowych dokumentów np. aktu urodzenia, aktu zgonu itp.
Wniosek musi zostać zwieńczony własnoręcznym podpisem pracownika.
Elektroniczna ewidencja urlopów – aplikacja
Wielu pracodawców zastanawia się, czy wniosek urlopowy może być złożony w wersji elektronicznej. Kodeks pracy nie precyzuje formy, jaką powinien mieć taki dokument. Może to zatem być formularz papierowy, ale równie dobrze elektroniczny. Najważniejsze, by dokumentacja była prowadzona dla każdego pracownika z osobna, była przejrzysta, a pracownik mógł mieć do niej wgląd w dowolnym momencie. W wielu firmach funkcjonuje podwójny system archiwizacji. Papierowe wydruki wydają się trwalsze, z kolei elektroniczny system daje szansę na łatwiejsze zarządzanie urlopami pracowników w firmie.
Bardzo wygodnym i popularnym narzędziem jest tomHRM. Umożliwia między innymi:
- składanie kart urlopowych przez pracowników,
- akceptację lub odrzucenie wniosku przez pracodawcę,
- dostęp do bieżącego limitu dni urlopowych danego pracownika,
- tworzenie oraz eksport raportów do arkuszy,
- integrację z systemem kadrowym oraz automatyzację przekazywania danych.
Przetestuj bezpłatnie aplikację online tomHRM.
sprawdź jak można zarządzać ewidencją urlopów elektronicznie
Kliknij > https://tomhrm.com/ewidencja-urlopow