program do urlopów

W życiu każdej firmy przychodzi czas, w którym trzeba zacząć optymalizować istniejące procesy, by zredukować koszty prowadzonej działalności.

W życiu każdej firmy przychodzi czas, w którym trzeba zacząć optymalizować istniejące procesy, by zredukować koszty prowadzonej działalności. Automatyzacja w obszarze HR to wymierne korzyści dla firmy i warto ją rozpocząć, wdrażając program do urlopów.

Co potrafi taka aplikacja?

W skrócie, taki program umożliwia planowanie urlopów, delegacji i innych typów nieobecności pracowników. Wydawałoby się, że to niewiele, ale w praktyce posiadanie takiej aplikacji rozwiązuje bardzo wiele codziennych problemów związanych z zarządzaniem nieobecnościami.

  • Pozwala planować urlopy z wyprzedzeniem dla całego zespołu – łatwiej planować zastępstwa, unikać nieporozumień i dopasowywać grafik urlopów do specyficznych potrzeb firmy;
  • Daje pracownikowi jasną informację, ile dni urlopu mu jeszcze pozostało. Pracownik może sprawdzić sobie to samodzielnie bez pytania przełożonego, czy kadrowej (i zajmowania im czasu);
  • Pozwala tworzyć kalendarz urlopów i daje jego podgląd pracownikom. Dzięki temu zawsze w każdym momencie mogą sprawdzić, czy kolega jest dziś w pracy, kiedy wraca itd.;
  • Pilnuje rozliczenia urlopów – np. tego, by pracownik wykorzystał zaległy urlop w określonym terminie lub nie wykorzystał więcej dni urlopu na żądanie, niż mu przysługuje;
  • Pozwala przechowywać wymagane Kodeksem Pracy poświadczenia prawa do określonych typów urlopów (np. urlopów okolicznościowych);
  • Daje feedback dotyczący statusu wniosku (koniec z kolejnymi mailami do szefa, czy był łaskaw spojrzeć na wniosek urlopowy pracownika);
  • Redukuje papierkologię w firmie – koniec z papierowymi wnioskami i koniecznością ich archiwizacji;
  • Pozwala tworzyć różne ścieżki akceptacji wniosków urlopowych – dzięki temu pracownik nie zastanawia się kogo o urlop poprosić, a wnioski przechodzą całą ścieżkę automatycznie;
  • W razie kontroli z PIP stanowi przejrzysty i pełny obraz sytuacji urlopowych pracowników;
  • Zmniejsza zaangażowanie w zarządzanie urlopami pracowników działów kadr i wyraźnie przyspiesza ich pracę – dzięki temu mają więcej czasu na to, by zająć się innymi tematami;
  • Pozwala łatwiej planować prace i terminy managerom, którzy mają podgląd planów urlopowych i delegacji pracowników;

Warto również dodać, że programy typu SaaS (w wersji abonamentowej) muszą być zawsze na bieżąco z przepisami. W razie wdrożenia określonych zmian w Kodeksie Pracy producenci oprogramowania dopasowują aplikacje do nowych warunków. Dla małej firmy, zatrudniającej kilkunastu pracowników, która najczęściej nie ma jeszcze własnego specjalisty HR, to duże ułatwienie.

Kiedy wdrożyć program do urlopów?

Wbrew pozorom wcale nie warto czekać aż do momentu, kiedy pracowników będzie już kilkudziesięciu, w zarządzanie urlopami wkradnie się chaos, a pracownik działu HR będzie poświęcał 10% czasu pracy na ciągłe odpowiadania na pytania „ile mi jeszcze zostało urlopu”. Dobrym momentem na wdrożenie aplikacji jest jedna z dwóch sytuacji:

  • Firma rozbudowała się na tyle, że pojawiła się struktura (hierarchia) przynajmniej jednopoziomowa (manager + podwładny);
  • Firma zatrudnia przynajmniej 2-3 osoby na równorzędnych stanowiskach;

W praktyce, oznacza to firmę zatrudniającą około 20-30 pracowników. To już wystarczająco duża liczba osób w firmie, by wdrożenie programu do urlopów przyniosło korzyść finansową (w postaci redukcji kosztów pracy osoby odpowiedzialnej za pracowników i managerów) przekraczającą koszty oprogramowania.

Warto rozważyć program do urlopów również wtedy, kiedy firma zatrudnia pracowników w różnych lokalizacjach bądź całkowicie zdalnie (kiedy to wymiana papierowych wniosków urlopowych byłaby dodatkowo utrudniona).

Ostatnim dzwonkiem, aby wdrożyć program do zarządzania urlopami, jest zaś zatrudnienie specjalisty HR. Swój czas, taki specjalista powinien przeznaczyć na działania strategiczne związane np. z budowaniem zaangażowania pracowników, a nie na zadania administracyjne i ręczne wypełnianie tabelek Excela. Takie zadania zostawmy systemowi do zarządzania urlopami!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here