Wiele firm obecnie współpracuje z kontrahentami z zagranicy, dokonuje zakupów w innych krajach należących do Unii Europejskiej i w związku z prowadzoną przez siebie działalnością przedsiębiorcy mogą ubiegać się o zwrot VATu z zagranicy. Tak zwana procedura VAT-REF jest wykorzystywana przy okazji zakupów za granicą. Na przykład można odzyskać VAT, który zapłaciło się przy okazji na przykład tankowania auta, choć oczywiście w katalogu mieszczą się również inne wydatki. Choć ta procedura działa w całej Unii, to jednak wysokość zwrotu i szczegółowe warunki są zależne od przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach.
Jak działa procedura VAT-REF?
Każdy przedsiębiorca ma prawo ubiegać się zwrot VATu z zagranicy, który został naliczony przy nabyciu towarów i usług podczas pobytu w innym kraju UE. Oczywiście, aby złożyć wniosek, trzeba spełnić szereg kryteriów i dlatego właśnie sama decyzja o zwrocie jest zależna od konkretnych przepisów w danym państwie. Warto jednak postarać się o to, ponieważ w wielu wariantów można odzyskać nawet 100% podatku VAT zapłaconego przy zakupach w UE.
Zwrot VATu z zagranicy obejmuje praktycznie wszystkie wydatki poniesione na potrzeby prowadzonej w Polsce działalności. Długi katalog otwierają tankowanie paliwa, opłaty za przejazdy autostradami czy też opłaty parkingowe. Poza tym można również odliczyć naprawy samochodu oraz zakup części zamiennych, zakwaterowanie w hotelu oraz opłaty za udział w konferencjach, targach, czy szkoleniach. Ważnymi wydatkami dla każdej firmy jest także zakup sprzętu elektronicznego oraz wyposażenia firmy. Warto przy tym pamiętać, że zwrot VATu z zagranicy nie będzie możliwy przy zakupie artykułów spożywczych i napojów, papierosów oraz alkoholu.
Ograniczenia i wytyczne
By postarać się o zwrot VATu z zagranicy, należy spełnić szereg warunków. Przede wszystkim przedsiębiorca musi być zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT. Musi również dokonywać sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce, a także nie może posiadać siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek. Koszty muszą być poniesione w związku z prowadzoną działalnością. Warto także pamiętać o tym, że wydatki w Unii Europejskiej trzeba udokumentować. Najlepiej prawidłowo wystawionymi fakturami, rachunkami lub paragonami. Skany dokumentów dołącza się do wniosku o zwrot VATu z zagranicy. Z racji tego, że każdy kraj UE ma swoje wewnętrzne przepisy dotyczące dokumentacji księgowej, która stanowi podstawę do zwrotu VAT, lepiej jest brać faktury na wszystkie wydatki podczas pobytu w innym kraju UE.
